Kat malikleri kurulu yılda en az bir kez, yönetim planında yazan zamanda; yazmıyorsa her takvim yılının ilk ayında toplanır. Toplu yapılarda bu süre en az iki yılda birdir. Toplantı için kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlası gerekir ve kararlar oy çokluğuyla alınır. Bu sayı sağlanamazsa ikinci toplantı ilkinden en az yedi, en geç on beş gün sonra yapılır ve katılanların salt çoğunluğuyla karar alınır.
Toplantı ne zaman yapılır? (madde 29)
- Olağan toplantı: Yılda en az bir kez, yönetim planında gösterilen zamanlarda; plan bir zaman göstermiyorsa her takvim yılının ilk ayında.
- Toplu yapılarda: Kurullar en geç iki yılda bir, yönetim planında gösterilen zamanlarda; plan bir zaman göstermiyorsa ikinci takvim yılının ilk ayında toplanır.
- Olağanüstü toplantı: Önemli bir sebep çıkarsa yöneticinin, denetçinin ya da kat maliklerinin üçte birinin istemiyle kurul her zaman toplanabilir.
Çağrı nasıl yapılır?
Kanun, olağanüstü toplantı için şu biçimi açıkça yazar: toplantı için istenen tarihten en az on beş gün önce, toplantının sebebi de bildirilerek, bütün kat maliklerine imzalatılacak bir çağrı ya da taahhütlü mektupla (madde 29).
- İlk çağrıda, birinci toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da yazılır.
- İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında en az yedi gün olmalıdır (madde 29); ikinci toplantı en geç on beş gün sonra yapılır (madde 30).
Olağan toplantıda da aynı biçimi kullanmak (en az on beş gün önce, gündemle birlikte, imzalı çağrı ya da taahhütlü mektup), kararların sonradan çağrı eksikliği gerekçesiyle tartışılmasını önlemeye yardım eder. Yönetim planınızda çağrıyla ilgili ayrı bir kural varsa ona da uyun.
Yeter sayı (madde 30)
- Kurul, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir. İki ölçü birlikte aranır: hem malik sayısının hem toplam arsa payının yarısından fazlası.
- Yeter sayı sağlanamadığı için ilk toplantı yapılamazsa ikinci toplantı en geç on beş gün sonra yapılır. Bu toplantıda karar yeter sayısı, katılanların salt çoğunluğudur.
- Kanunun bazı kararlar için ayrıca aradığı oranlar saklıdır. Örneğin yönetim planını değiştirmek için bütün kat maliklerinin beşte dördünün oyu gerekir (madde 28). Toplu yapılarda ise 70. madde uygulanır: 2026'dan beri, temsilciler kurulu üyelerinin temsil ettikleri bağımsız bölümlerin tamsayısının üçte ikisinin oyu.
Oy ve vekâlet (madde 31)
- Her kat maliki, arsa payına bakılmaksızın bir oy hakkına sahiptir.
- Birden çok bağımsız bölümü olan malik her bölüm için ayrı oy kullanır; ancak sahip olduğu oy sayısı bütün oyların üçte birinden fazla olamaz.
- Bir bölümün birden çok maliki varsa, aralarından vekâlet verecekleri biri onları temsil eder.
- Kararla doğrudan ilgili olan kat maliki görüşmelerde bulunabilir ama oy kullanamaz.
- Kat maliki oyunu yetkili bir vekil eliyle kullanabilir. Bir kişi, oy sayısının yüzde beşinden fazlasını kullanmak üzere vekil olamaz; kırk ve daha az bağımsız bölümlü yapılarda ise bir kişi en fazla iki kişiye vekâlet edebilir.
Kararlar ve karar defteri (madde 32 ve 36)
- Kararlar, sayfaları 1'den başlayarak numaralanmış ve her sayfası noterce tasdik edilmiş bir deftere yazılır ve toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır.
- Karara karşı oy verenler, karşı çıkma sebeplerini belirterek imza atar. Bu, ileride iptal davası açabilmek için önemlidir.
- Bütün kat malikleri, yönetici ve denetçiler kurul kararlarına uymakla yükümlüdür.
- Yönetici defteri her takvim yılının bitiminden başlayarak bir ay içinde notere kapattırır.
Karara itiraz: iptal davası (madde 33)
Kurul kararına karşı, taşınmazın bulunduğu yerdeki sulh mahkemesinde iptal davası açılabilir. Süreler şöyledir:
- Toplantıya katılıp karara karşı oy veren kat maliki: karar tarihinden başlayarak bir ay içinde.
- Toplantıya katılmayan kat maliki: kararı öğrendiği tarihten başlayarak bir ay içinde ve her hâlde karar tarihinden başlayarak altı ay içinde.
Kararın yok ya da mutlak butlanla hükümsüz sayıldığı durumlarda süre koşulu aranmaz.
Toplantı öncesi kontrol listesi
- Yönetim planındaki toplantı zamanını ve çağrı kuralını okuyun.
- Gündemi yazın: geçen yılın hesapları ve denetim raporu, yöneticinin atanması (her yıl yenilenir), işletme projesi, öteki konular.
- Malik listesini ve arsa paylarını güncelleyin; yeter sayıyı hem malik sayısıyla hem arsa payıyla hesaplayacaksınız.
- Çağrıyı en az on beş gün önce imza karşılığında ya da taahhütlü mektupla yapın; ikinci toplantının yerini ve tarihini (ilkinden en az yedi, en geç on beş gün sonra) çağrıya yazın.
- Toplantıda katılanların listesini tutun ve vekâletnameleri, yukarıdaki sınırlara göre kontrol edin.
- Kararları karar defterine yazın ve toplantıdaki bütün maliklere imzalatın.
- Kararları toplantıya katılmayan maliklere de duyurun ve tutanağı saklayın.
Uygulamada nasıl yardımcı olur?
- Malik listesi: Site yöneticisi, kişi ve daire listelerini Excel ya da CSV olarak dışa aktarıp katılanlar listesini hazırlayabilir. Daire kaydında arsa payı da tutulur.
- Duyuru: Toplantıyı tüm siteye, seçili bloklara ya da dairelere duyurun; kimin okuduğunu görün, e-postayla da gönderin. Duyuru bilgilendirme içindir; kanundaki imzalı çağrının ya da taahhütlü mektubun yerine geçmez.
- Belgeler: Toplantı tutanağını ve kararları "toplantı tutanağı / karar" kategorisinde saklayın ve sakinlere ya da yönetim kuruluna dağıtın. Bu, noterce tasdikli karar defterinin yerine geçmez. Belgeler seçmeli bir modüldür.
Ayrıntılar: apartman yönetim programı.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Kanun metni, son kontrol tarihindeki güncel hâliyle karşılaştırılmıştır. Bir uyuşmazlıkta yönetim planınızı ve bir hukukçunun görüşünü esas alın.