Önce sitenizi uygulamada kurun (bloklar ve daire sayıları). Sonra sırasıyla daire bilgilerini (blok, daire no, kat, tip, arsa payı), kişileri ve araçları Excel (.xlsx) ya da CSV dosyasıyla toplu yükleyin; her yüklemeden önce önizlemede hatalı satırları görürsünüz. Toplu yükleme kişi, daire ve araç bilgilerini taşır; geçmiş aidat hareketlerini taşımaz.
Excel ile aidat takibi nerede zorlanır?
Küçük bir apartmanda tek sayfalık bir tablo iş görebilir. Daire, kişi ve ödeme sayısı arttıkça şu sorunlar belirginleşir:
- İz kalmaz: Bir hücre değiştirildiğinde ya da bir satır silindiğinde kimin, ne zaman ve neden yaptığını göstermek zordur.
- Formül hatası fark edilmez: Bazı giderlerin eşit, bazılarının arsa payına göre paylaştırıldığı hesaplarda kopyalanan bir formül kayabilir.
- Sakin kendi borcunu göremez: Her sakine yalnız kendi borcunu göstermek için ayrı mesaj ya da dosya gerekir.
- Dosya tek kişiye bağlıdır: Tablo genellikle yöneticinin bilgisayarındadır; yönetici değişince devir zorlaşır.
Geçişten önce: bilgilerinizi toparlayın
| Liste | Zorunlu sütunlar | İsteğe bağlı sütunlar |
|---|---|---|
| Daireler | Blok, daire no | Kat, tip (ör. 3+1, Dükkan), arsa payı (pay ve payda), borç sorumlusu (Malik, Kiracı ya da İkisi) |
| Kişiler | Ad soyad; ayrıca e-posta, telefon ya da blok ve daire no'dan en az biri | İlişki (malik, kiracı, aile üyesi, sakin), giriş tarihi, plaka, not |
| Araçlar | Plaka; araç sahibini bulmak için e-posta ya da blok ve daire no | Ad soyad (dairede birden çok kişi varsa gerekir), not |
Arsa payını tapu kaydından alın. Geçiş tarihindeki her dairenin borç ya da alacak durumunu ve kasa ile banka bakiyelerini de ayrıca not edin.
Adım adım geçiş
1. Siteyi kurun
Site yöneticisi hesabını açın ve sitenizi kurun: bloklar ve her bloktaki daire sayısı. Daire kayıtları burada oluşur; toplu yükleme bu mevcut daireleri bilgilerle doldurur, yeni daire açmaz.
2. Şablonu alın
Kişiler ekranındaki Toplu Yükle düğmesi sihirbazı açar. Sihirbazdaki Excel şablonunun daire sayfası, sitenizin mevcut blok ve daire numaralarıyla hazır gelir. Kendi dosyanızı da kullanabilirsiniz: sütun başlıkları tanınırsa otomatik eşlenir, tanınmayan sütunlar yok sayılır.
3. Daireleri doldurun
- Şablondaki blok ve daire satırlarını kullanın: dosyadaki daire numarası, uygulamadaki daire numarasıyla aynı olmalıdır.
- Arsa payını iki ayrı sütuna yazın: pay ve payda. "35/1000" gibi tek hücreye yazılan kesri Excel tarihe çevirebilir.
- Katı sayıyla yazın; "zemin" ve "bodrum" gibi sözcükler de tanınır.
- Borç ve bildirimlerin kime gideceğini "Borç Sorumlusu" sütununa Malik, Kiracı ya da İkisi olarak yazın.
4. Kişileri yükleyin
- Kişiyi bir daireye bağlamak için blok ve daire no sütunlarının ikisini de doldurun.
- İlişkiyi "malik", "kiracı", "aile üyesi" ya da "sakin" olarak yazın; "ev sahibi" ve "mal sahibi" de malik sayılır.
- Bir hücreye en çok beş plaka yazabilirsiniz; virgül ya da noktalı virgülle ayırın.
- Excel telefon numarasının başındaki sıfırı atarsa sorun olmaz; on haneli numara da kabul edilir.
5. Araçları yükleyin
Plakası olmayan satır yüklenmez. Araç sahibi önce e-postasıyla, yoksa blok ve daire no ile bulunur; dairede birden çok kişi varsa ad soyad da gerekir.
6. Önizlemeyi okuyun ve onaylayın
Her yüklemeden önce önizleme, kaç satırın ekleneceğini, bağlanacağını, değişmeyeceğini ve kaçının hatalı ya da uyarılı olduğunu gösterir. Sorunlu satırlar satır numarası, alan ve nedenle listelenir; hata raporunu dosya olarak alabilirsiniz. İsterseniz "Hatalı satır varsa hiçbirini aktarma" seçeneğini açarak dosya tamamen düzelene kadar hiçbir satırın aktarılmamasını sağlayabilirsiniz. Aynı dosyayı yeniden yüklerseniz değişmeyen satırlar "değişmeyecek" olarak görünür.
Sınırlar: Excel (.xlsx) ve CSV dosyaları kabul edilir; eski .xls biçimini .xlsx ya da CSV olarak kaydedin. Bir dosyada en çok 5.000 veri satırı olabilir.
Aidatı kurmak
- Aidat ve Finans modülünü uygulamadan talep edin; onaylanınca menünüzde görünür.
- Her gider kalemi için bir aidat tanımı açın ve dağıtım yöntemini seçin: daire başı sabit tutar, eşit pay, daire tipine göre ya da arsa payına göre. Hangi giderin nasıl paylaştırılacağını aidat nasıl hesaplanır? yazısında anlattık.
- Kasa ve banka hesaplarını geçiş tarihindeki açılış bakiyeleriyle tanımlayın.
- İlk ayın borçlandırmasını önizleyip onaylayın; tahsilatları kaydedin, makbuzu PDF olarak verin.
Geçmiş aidat hareketleri ve dairelerin devreden bakiyeleri toplu yüklemeyle taşınmaz. Geçişi bir ay başına denk getirmek işinizi kolaylaştırır.
Excel'i tamamen bırakmak zorunda mısınız?
Hayır. Kişi, daire ve araç listelerini Excel ya da CSV olarak dışa aktarabilir, finans raporlarını PDF, CSV ve Excel olarak alabilirsiniz. Fark şu: kayıtların ana kopyası uygulamada durur. Finans defteri eklemelidir; yanlış bir kayıt silinmez, ters kayıtla düzeltilir ve iz kalır. Kanunun istediği noterce tasdikli karar defteri (madde 32 ve 36) ayrıca tutulur.
Toplu yükleme Ana Paket'te Kullanımda
Excel ve CSV ile toplu yükleme ve dışa aktarma, her sitede bulunan Ana Paket'in parçasıdır. Aidat ve Finans ise seçmeli bir modüldür. Ayrıntılar: aidat takip programı ve site yönetim programı.